HOJA DE CÁLCULO
Una
hoja de cálculo es un programa,
más precisamente una aplicación,
que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas
(las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas
y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se
insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es
posible realizar cálculos complejos con fórmulas
y funciones
y dibujar distintos tipos de gráficas , es importante porque nos permite tener mejor
control, dominio y organización de nuestros datos hoy día..
CONCEPTOS FUNDAMENTALES:
o
HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones
matemáticas, estadísticas financieras y de tabla de base de datos. También se
pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.
o
RANGO: conjunto contiguo de celdas. Se identifica mediante la localización de
la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha y se expresa
separando ambas localizaciones con dos puntos, ejemplo (A1:C5).
o
CELDA: Intersección de una columna con una fila. Cada uno de los rectángulos
que forman la hoja de cálculo.
o
RECÁLCULO: volver a calcular todas las fórmulas en las que aparezca un factor
cuando se modifica éste.
o
FÓRMULAS: conjunto de operadores y operando que realizan una determinada
operación.
o
NÚMEROS: valores con los que se va a operar.
o
TEXTO: cadena de caracteres.
o
FÓRMULA PREDEFINIDA: formulas que forman parte de la hoja de cálculo y que realizan los
cálculos de una manera más rápida y sencilla.
o
LIBRO DE TRABAJO: conjunto de hojas de cálculo, gráficos y macros que se guardan bajo un
mismo nombre. Cada libro puede tener hasta 256 hojas.
o
ASISTENTE DE GRÁFICOS: herramienta que ayuda en la elaboración de gráficos.
TIPOS DE DATOS:
Generalmente
se sigue un orden para introducir los datos: primero los rótulos, a
continuación los números para el cálculo y por último las fórmulas que realicen
dicho cálculo. Para introducir cualquier tipo de dato se hace lo siguiente; se
selecciona la celda, se introduce el dato y se acepta pulsando intro o la marca
verde de la barra de fórmulas.
Si
el dato es texto se alinea a la izquierda de la celda y podremos cambiar
la alineación de texto (seleccionamos la celda, vamos a formato, alineación de
celdas, elegimos la alineación deseada y pulsamos aceptar). Si el texto es más
largo que la celda se seguirá escribiendo en ella aunque solo veamos el
principio del texto.
Los
números se alinean automáticamente a la derecha.
La
formulas se introducen activando = en una casilla y a continuación
introducimos la fórmula.
Tipos de datos:
§ Texto o rótulos.
§ Números.
§ Fórmulas.
§ Funciones.
§ Fechas y horas.
Las
funciones pueden considerarse como herramientas disponibles para la
ejecución de operaciones de una forma abreviada.
En
la barra de herramientas estándar aparece el botón de auto-suma ["]
, equivalente a la función [=SUMA(:)] que permite sumar de forma
automática el rango de las celdas situado por encima o ala izquierda de la
celda activada.
La
fechas y horas pueden ir en una misma celda archivadas simultáneamente
siempre y cuando ambos formatos vayan separados por un espacio en blanco.
Después
de crear una hoja de cálculo se pueden introducir una seria de cambios, de
manera que ésta tenga un aspecto claro y legible.
Insertar filas y columnas.
o
Seleccionamos una fila o
columna.
o
Elegimos el menú insertar, la
opción celdas, filas o columnas. Las filas y columnas se insertan
automáticamente pero las celdas hay que escoger el modo en que se desean
insertar. La nueva fila se insertará por encima de la seleccionada, y las
columnas a la izquierda.
·
Sombrear celdas o rangos.
o
Se selecciona el rango o
celda.
o
Elegimos
formato-celdas-tramas.
o
Seleccionamos el tipo de sombreado.
o
Pulsamos aceptar.
·
Cambiar el tamaño de las
celdas:
o
Es hacer las columnas más
anchas o las filas más altas, para ello se selecciona formato- columna o fila-las opciones alto o
ancho. Si no se selecciona un rango afecta a todo, pero solo afecta a un
rango si lo hemos seleccionado previamente.
OCULTAR O MOSTRAR COLUMNAS:
Para
ocultar una columna:
o
Activamos una celda de la
columna
o
Ejecutamos formato-columna-ocultar,
o bien arrastramos el separados hacia la izquierda hasta llegar al filo de la
columna anterior.
Para
volver a mostrar la columna ocultada: seleccionamos la fila entera y ejecutamos
formato-columna mostrar. Si después de ejecutar el comando mostrar no
visualizamos la columna, arrastraremos su separador hacia la derecha.
FORMATO DE CELDAS.
Cuando
se empieza a trabajar en una hoja de cálculo hay que tener en cuenta el formato
de los números, el tipo de letra, el realzado, etc.. Se puede trabajar en
formato estandar y luego hacer las transformaciones pertinentes.
·
Formatos para texto: seleccionamos el menú formato-celda
y numero de dentro del cuadro de diálogo. Analizamos las opciones:
números simples, datos bancarios, porcentajes, horas, fechas... Escogemos el
que necesitemos y pulsamos aceptar. Si ningún formato es apropiado podemos crear
uno propio pulsando la opción personalizada.
·
Formato de texto o tipos de
letra: seleccionamos las celdas cuyo texto queremos
cambiar elegimos formato-celda-fuente.
Analizamos las opciones del cuadro, tipos y tamaños de letra y de realzado
(cursiva, negrita...). Elegimos el que deseemos y pulsamos aceptar.
10. UTILIZACIÓN DE VARIAS HOJAS.
Todas
las operaciones se hacen en una sola hoja de cálculo pero se pueden hacer sobre
varias simultáneamente. En la parte inferior de la pantalla tenemos una serie
de etiquetas en las que pone Hoja1, Hoja2... hay que situar el ratón en la que
quieras activar y hacer clic en ella.
Si
vamos a utilizar varias hojas con las misma estructura pero con distintos
datos, tendremos que copiar en todas las páginas la estructura que creemos en
la primera página:
·
Seleccionamos las celdas que
queramos repetir en todas las hojas.
·
Pulsamos edición-copiar.
·
Activamos la hoja donde la
vamos a copiar, seleccionamos el sitio donde la pegaremos.
·
Seleccionamos edición-pegar, y aparecerá pegado en la otra hoja.
11. TIPOS DE GRÁFICOS.
Una
vez creada la hoja y calculados los valores deseados, podemos representarlo
gráficamente mediante un gráfico que nos ayude a visualizar los resultados.
Existen
numerosos tipos de gráficos divididos en dos tipo:
·
Estándar: columnas, barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos, radial,
superficie, burbujas, cotizaciones, cilíndrico, cónico y piramidal.
·
Personalizados: áreas, 3D, barras, rústico, circular azul, columnas en gris, líneas y
columnas, logaritmos, tubos, etc...
La
manera de crear un gráfico es utilizar el asistente de gráficos que nos
indicará encada momento la información que necesita para crearlo. Se pueden
crear como parte de la hoja de cálculo o en una hoja independiente en el mismo
libro de trabajo.
Los
pasos son los siguiente:
selecciona los rangos que quieres representar
(también texto de los ejes)
seleccionamos el asistente de gráficos.
escogemos el tipo de gráfico y pulsamos siguiente.
comprobamos que el rango es el seleccionado
para la representación y pulsamos siguiente
o cancelar.
aparece otro cuadro, introducimos el nombre
del gráfico, de los ejes, la localización de la leyenda... pulsamos siguiente.
elegimos si queremos poner el gráfico en la
misma hoja o en una hoja independiente, y pulsamos terminar.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software
a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos
automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar
cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear
tablas llamadas hojas de trabajo.
Además, las hojas de cálculo también pueden
producir representaciones gráficas de los datos ingresados:
- histogramas
- curvas
- cuadros de sectores
Por lo tanto, la
hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de
oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para
niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas
de la información sintetizada.
Las hojas de cálculo principales
Las compañías de software han creado muchas
hojas de cálculo. Las más importantes son:
- Microsoft Excel:
paquete de oficina Microsoft
Office.
- Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice.
- OpenCalc: paquete OpenOffice.
- IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.
- Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.
- KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de
Linux.
Los ejemplos del
siguiente artículo se basan en la hoja de cálculo de Microsoft Excel
pero las otras hojas de cálculo contienen las mismas funcionalidades.
La
Hoja de Cálculo es un programa que nos permite trabajar y operar en la máquina
con datos alfanuméricos distribuidos en filas (que se referencian mediante un
número) y columnas (que se referencian a través de una letra), de manera que
pueden ejecutarse diversas operaciones aritméticas de todo tipo de complejidad, y también gráficos.
Estas
operaciones se realizan generalmente a través de cálculos entre las celdas (que
son la intersección de una fila y una columna), las que pueden ser
referenciadas en forma relativa o absoluta. En forma relativa, se utiliza la
letra de la columna y el número de la fila (=B2*C2), y en forma absoluta, se
agrega el signo $ a cada uno (por ejemplo =B$2*$C$2, lo que permite fijar la
fila y la columna en caso de que se copie o traslade la celda a otra posición).
Otras
de las funcionalidades para la que actualmente se utiliza es para la creación
de bases de datos, y también para la
preparación de informes, cuadros estadísticos, planillas, etc.
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas).
Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
La hoja de cálculo Excel forma
parte del paquete de soluciones ofimáticas Office de Microsoft. Se trata de una
herramienta administrativa muy utilizada a nivel de empresa y junto al
procesador de texto Microsoft Word es la solución ofimática utilizada por más
usuarios.
Excel como hoja de cálculo es tan buen
producto que por el momento parece que no existe ningún otro que le supere, al
menos así lo confirma el alto nivel de usuarios que recurren a usarlo.
Estructura
De Una Hoja De Calculo
1. Botones de Control
2. Barra de Menú
3. Barra de Herramientas Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de Fórmulas
6. Columna
7. Fila
8. Barra de Dibujo
9. Barra de Desplazamiento
10. Barra de Estado 11. Hojas del Libro
12. Gráfico Hecho con los datos de la tabla
BARRA DE FÓRMULAS
[pic]
BARRA DE HERRAMIENTAS
Aparentemente es igual a la de Word pero hay iconos que son diferentes y los definimos a continuación:
|Icono |Función
|[pic] |Icono de Pegar – Tiene la misma función que en Word, la diferencia es que tiene un icono de expandir, en donde puedes
| |escoger lo que deseas pegar.
|[pic] |Icono de Autosuma – Inserta la fórmula de Suma que calcula una suma automáticamente. Excel puede sumar vertical
| |horizontalmente las celdas anteriores. Posiciónate en la celda deseada y oprime este icono. Al apretar el icono de expandir
| |aparecen las demás fórmulas/funciones.
| |Icono de Insertar Función
|[pic] |Iconos de Orden Ascendente
|[pic] |Iconos de Orden Descendente
| |Icono Asistente para gráficos – Se utiliza para insertar un gráfico en la hoja de cálculo.
2. Barra de Menú
3. Barra de Herramientas Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de Fórmulas
6. Columna
7. Fila
8. Barra de Dibujo
9. Barra de Desplazamiento
10. Barra de Estado 11. Hojas del Libro
12. Gráfico Hecho con los datos de la tabla
BARRA DE FÓRMULAS
[pic]
BARRA DE HERRAMIENTAS
Aparentemente es igual a la de Word pero hay iconos que son diferentes y los definimos a continuación:
|Icono |Función
|[pic] |Icono de Pegar – Tiene la misma función que en Word, la diferencia es que tiene un icono de expandir, en donde puedes
| |escoger lo que deseas pegar.
|[pic] |Icono de Autosuma – Inserta la fórmula de Suma que calcula una suma automáticamente. Excel puede sumar vertical
| |horizontalmente las celdas anteriores. Posiciónate en la celda deseada y oprime este icono. Al apretar el icono de expandir
| |aparecen las demás fórmulas/funciones.
| |Icono de Insertar Función
|[pic] |Iconos de Orden Ascendente
|[pic] |Iconos de Orden Descendente
| |Icono Asistente para gráficos – Se utiliza para insertar un gráfico en la hoja de cálculo.
VIDEO
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